PTA・民泊・公共施設などの運営に効くアプリ・Webサービスをうまく取り入れるべき！
世の中には小さな組織・ミニマルな組織がたくさんありますよね。
会社のように大人数ではなく、スタートアップや小規模スクールなど、PTAや民泊・公共施設など、少人数・小規模の団体は挙げればキリがありません。
組織運営するためにはスケジュール管理や打ち合わせが必要ですが、ミニマルであればあるほどここは効率化したい部分ではないでしょうか。とはいえ、そこまでお金をかけられないし…。
それなら、スマホアプリやWebサービスを駆使すればいいんですよ！
というわけで、ぼくがオススメする組織運営によく効くアプリ・サービスをまとめてみました。
ミニマルな組織運営に効くスマホアプリ・Webサービス。
ここでは、ぼくが実際に使っている・使ったことのあるサービスを中心に、いま現在注目しているサービスも含めてご紹介します。
- LINE（コミュニケーションアプリ）
- Facebook（コミュニケーションアプリ）
- TimeTree（スケジュール共有アプリ）
- Dropbox（ファイル保存・共有アプリ）
- Facebookページ（ホームページ代わり）
- グーペ（ホームページ作成）
- Reserva（予約システム）
LINE（コミュニケーションアプリ）
ご存知コミュニケーションの王道アプリです。
これを使っていない人を探すほうが大変なくらい、大人気のアプリですよね。
1対1のトーク・通話の他、グループを作ってのトークができます。
そこで、関係者ごとにグループを作って、そこでやり取りするというのがオススメです。
ちなみに、LINEを積極的に使うのであれば、LINEトーク・通話が使い放題になる格安SIM・LINEモバイルを合わせて使っておくと、激安なコストで使いまくれます。
Facebook（コミュニケーションアプリ）
Facebookといえば、SNSの代名詞的なコミュニケーションサービスです。
こちらも「秘密のグループ」を作って運用すれば、LINEのグループと同じような使い方ができます。Facebookのほうがスレッドを複数作れるので、話題や議題ごとにやりとりすることができて、LINEよりは高度な運用ができるイメージです。
LINEに比べると使っている人が少ないかな…という印象がありますので、状況に合わせてLINEにするのか、Facebookにするのか、または両方使い分けるのか、運用を検討すると良さそうですね。
TimeTree（スケジュール管理・共有アプリ）
人気急上昇中の共有カレンダーアプリです。
（引用：TimeTreeより）
TimeTreeで共有カレンダーを作って、そこに関係者に参加してもらえれば、全員で予定を共有できます。
参加者だけが予定を見られる仕組みなので、目的ごとにカレンダーを複数作っておけば関係ない他人には見られないし、それでいて自分の画面では参加しているカレンダーすべての予定を一覧できます。
TimeTreeはシンプルで見やすくて、LINEでスケジュール共有できる点が特徴です。そしてこれがめちゃくちゃ便利！
Googleカレンダーを共有するよりもわかりやすいので、ぼくはこちらをオススメしています。
Dropbox・Googleドライブ（ファイル保存・共有アプリ）
クラウド上にファイルを保存して、共有までできるWebサービスです。
スマホアプリもありますので、そちらからファイルを共有したり、保存したりすることができます。基本的にどちらもできることは同じなので、使いやすい方を選べばOKです。
ぼくは両方使っていますが、こんな使い分け方をしています。
- Dropbox → 楽譜やPDFなど、あとで印刷するかもしれないデータを保存。必要に応じて「ネットプリント」と連携してコンビニで印刷しています。
- Googleドライブ → スプレッドシート・ドキュメント専用の保存場所。
Facebookページ（ホームページ代わり）
公式サイトに付け加えて、または公式サイトの代わりにFacebookページを運用するという手があります。
以前は「ファンページ」という呼び名でしたが、まさにそういう使い方ができます。
Facebookの個人ページと分けて運用できるので、目的に沿ったページを作成して、そこでオフィシャル情報を流していく作戦が取れます。
グーペ（ホームページ作成）
自分たちのサービスを紹介するために、ホームページを作りたい！という人は多いと思います。
じゃあどうやって作るの？となったときに止まってしまう人が多いのも、またホームページ作成の特徴と言えそうです。HTMLやCSSなどの言語に対する専門知識がないと作りづらいんですよね…。
でもいまは違います。ホームページを作りたかったら、かんたんにホームページ作成ができる専門サービスを使えばいいんですよ。
ぼくのオススメは「グーペ
」です。
（引用：グーペより）
すでに用意されているテンプレートからデザインを選ぶことができるので、専門知識がなくてもすぐに作ることができます。独自ドメインにも対応していますし、各種デバイスに合わせて表示を最適化してくれます。
いろいろできて月1,000円からと激安です。自分であれこれ用意するよりも、「グーペ」を使ったほうがかんたんですよね。
Reserva（予約システム）
ユーザーから予約を入れてもらうための「予約サイト」を作ろうと思ったときに、通常はホームページやらなにやらが必要になります。
この部分もWebサービスを活用すれば、かんたんに作ることができます。
ぼくのオススメは「Reserva」です。
（引用：Reservaより）
こちらを使えば、空き時間を可視化したり、スタッフの動きを見える化したり、レッスンスケジュールを明示して予約を入れてもらうことができます。
アプリ・Webサービスを使いこなして効率化しよう。
いまはだれもが手元にスマホを持っている時代です。
とくに意識せず気軽に使ってしまいがちですが、高性能なITデバイスが手の中にあるのって、実はとてもスゴいことです。
それをもっと活用できたら、いまよりも手軽に効率よく運用できるものはたくさんあります。
仕組みを見直して、自分たちにあった運用方法に最適化していけば、そこから先はとてもラクになれる部分があるはずです。
こういうときこそ、せっかく持っているスマホを活用できたらいいですよね。
運用を確定するまでは大変かもしれませんが、ぜひ時代にあった運用方法を模索してみませんか？
