Excel資料の作成手順を変えるだけで驚くほど効率が良くなるたった1つの方法

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イタタタタ…「痛Excel資料」を見てしまいました。

久々に見かけた痛Excel資料。

もうビックリしました。

よくこんなの作ったなぁ…。

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セルを細かく刻んだ「短冊セル」の恐怖

今回見かけた資料は、縦方向のセル幅が細く刻まれていました。

こんな感じでしたが、もっと横に長くて細かったんですよね。こんなレベルではなくて、ほんと尋常ではありませんでした。

商品コード 商品名 規格 数量 単価
12345 ○○ A式 10 100

まるで短冊のようになっていて、あまりの細かさに目が痛くなりました。肝心の中身はどうなっているかというと、文章に必要な幅に合わせて結合しまくっているわけです。

これ意味ないじゃん!なんで短冊にしたんだろう…

久々に見た目がインパクトのある資料だったので、空き時間にその資料のセル幅を伸ばしたり削ったりしてみたところ、ずいぶんすっきりとした資料ができました。最初からこう作ればよかったのでは…と思ったのですが、これってどなたでもやってしまいがちな作りだなぁと思いました。

 

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セル幅が足りないからと言って安易に結合するのはやめよう

なんでセルを結合するのかといえば、文章や数字がうまく表示されないからです。

1セルだけでは足りなくて、隣のセルを足せばしっかり表示されるので、じゃあ結合しよう!となるパターンがほとんどです。

あとはなんとなく見た目が悪いからとか、そんな理由でしょうか。

しかも、結合って簡単に出来てしまうので、つい多用しがちなんですよね。

そんな状況だから、たくさん結合された資料が世の中に多数生み出されているのは仕方ないと思います…が、まずこれを止めましょう!

 

資料を作る手順を変える

セルを結合すると、弊害が起きるリスクが高いです。

  • あとでその資料を使いまわすときにデータ抽出がうまく行かない
  • 全体を作りなおすときに見た目が変わってしまう
  • ちょっと触った瞬間にレイアウトが崩れたりデータが消える

これらを回避するために、資料を作る手順を変えましょう。そのために必要なステップは、たったの2ステップだけです。

  1. 結合する前にまずセルの幅を広げる
  2. 資料上で一番細かくなる(と思う)部分から作る始める

例えば、見積書だったら「商品コード・商品名・規格・数量・単価・金額・備考」あたりが必要な要素としてあると思いますが、これだけで7セル使いますので、これをExcel上で先に確保しちゃいます

こんな感じですね。

商品コード 商品名 規格 数量 単価 金額 備考

こうしてしまえば、あとの部分はこれにあわせて作ることになりますので、一番使いたい情報が潰れることなく表示できます。

ユーザー名やタイトルや日付・作成者などの情報欄から作り始めるのではなく、資料上で一番表示する内容が多いところ・大切なところに合わせて全体を作っていくと、あとから結合して幅を付け足すこともなくなるはずです。

 

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ちょっとの工夫だけで劇的に作業効率アップできる!

というわけで、Excelで資料を作る際のポイントを書いてきました。

上記のとおり、資料を作る手順を変えるだけで劇的に作業効率がアップします。

本当?と疑うかもしれませんが、ぜひやってみてください。

うまく作れなくて悩む時間が減りますよ!

 

ABOUTこの記事をかいた人

1980年4月生まれ。東京都出身。ギター弾き×Webライター×プロブロガー。 ブログを書きまくってたら会社を辞めることになりました。それを期に好きなことだけして生きています。 自身の好きなこと・スタイル・考えなどを発信中。 ⇒詳しいプロフィールはこちらから。