Excel資料の作成手順を変えるだけで驚くほど効率が良くなるたった1つの方法

久々に見かけた痛Excel資料。

もうビックリしました。

よくこんなの作ったなぁ…

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セルを細かく刻んだ「短冊セル」の恐怖

今回見かけた資料は、縦方向のセル幅が細く刻まれていました。

まるで短冊のようになっていて、あまりの細かさに目が痛くなりました。

肝心の中身はどうなっているかというと、文章に必要な幅に合わせて結合しまくっているわけです。

これ意味ないじゃん!

なんで短冊にしたんだろう…

 

久々に見た目がインパクトのある資料だったので、空き時間にその資料のセル幅を伸ばしたり削ったりしてみたところ、ずいぶんすっきりとした資料ができました。

最初からこう作ればよかったのでは…と思ったのですが、これってどなたでもやってしまいがちな作りだなぁと思いました。

 

なんでセルを結合するのかといえば、文章や数字がうまく表示されないからです。

1セルだけでは足りなくて、隣のセルを足せばしっかり表示されるので、じゃあ結合しよう!となったんだと思います。

あとはなんとなく見た目が悪いからとか、そんな理由でしょうか。

 

しかも、結合って簡単に出来てしまうので、つい多用しがちなんですよね。

そんな状況だから、たくさん結合された資料が世の中に多数生み出されているのは仕方ないと思います…が、まずこれを止めましょう!

資料を作る手順を変える

セルを結合すると、あとでその資料を使いまわすときにデータ抽出がうまく行かなかったり、全体を作りなおすときに見た目が変わってしまったり、ちょっと触った瞬間にレイアウトが崩れたりデータが消えたりと、弊害が起きるリスクが高いです。

それを回避するためにも、結合する前にまずセルの幅を広げましょう

その上で、資料を作る際は一番細かくなる部分から作る始めるのがオススメです

例えば、見積書だったら「商品コード・商品名・規格・数量・単価・金額・備考」あたりが必要な要素としてあると思いますが、これだけで7セル使いますので、これをExcel上で先に確保しちゃいます

そうすれば、あとの部分はそこに合わせて作ることになりますので、一番使いたい情報が潰れること無く表示できます。

ユーザー名やタイトルや日付・作成者などの情報欄から作り始めるのではなく、資料上で一番表示する内容が多いところ・大切なところに合わせて全体を作っていくと、あとから結合することもなくなるでしょう。

 

資料を作る手順を変えるだけで、劇的に作業効率がアップします。

本当?と疑うかもしれませんが、ぜひやってみてください。

うまく作れなくて悩む時間が減りますよ♪