日々生み出される様々なMSOffice資料。
Excel、Word、PowerPoint、などなど。
これらを次の資料・データに流用できるように最初から作っておくと、あとあと大変便利なのでオススメです。
資料をパーツのように分ける
お客さんへの提案資料だったり、会議の資料だったり、重要なプレゼン資料だったり。
毎日多くの資料を作っては提出し、また違う資料を作っては提出し…というサイクルで仕事を回している方は多いと思います。
資料がなければ仕事が進みませんので、集めてきた情報をそこに集約してカタチにしますが、毎回ゼロから作っていたのでは時間と労力と手間がものすごく掛かってしまいます。
でもお客さんと仕事は待ってくれないので、こうなったら必死になって作るしかありません。
でも、もし以前作った資料の一部を流用できたらどうでしょうか。
すでにある情報を再編成して新しいカタチにまとめればいいので、ゼロから作るよりは劇的に時間短縮できますよね。
そう、この資料作りを時間短縮するためには、以前作った資料を流用・2次利用すればいいんです。
そしてこれを実現するためには、古い資料から新しい資料へ2次利用できるように、最初からそれぞれの資料をパーツ化しておくことが重要です。
それが提案資料の共通テンプレートでも良いですし、見積書フォーマットなんかでも良いですし、そもそも内容の一部分だけでも良いです。
以前作った資料が使い回しの効くパーツのようになっていれば、簡単に次の資料に活かすことができます。
当然、作業スピードが上がり効率アップするので、本来の仕事に集中できます。
パーツ化するのは簡単で、1ファイル・1シートに全てを詰め込まないようにすればいいんです。
理想は1ファイル・1シートだけにすることです。
よくやってしまいがちなのですが、ぎゅうぎゅう詰めのファイルを作ってしまうと、あとで探すときが大変なだけでなく、それ自体を作るときも修正や訂正が大変だったりしますので、そもそもオススメしません。
せめてシートを分けたり、別ファイルにしてリンクさせたりする方が、わずかな手直しをするだけで長く使えます。
ついでにファイル名も工夫して、「商品データベース.xlsx」とか、「見積フォーマット.xlsx」とか、「運用マニュアル〇〇説明部分.ppt」などにしておけば、次に探すときの手間が省けます。
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省エネしながら最大パフォーマンスで資料作成を進めよう！
仕事を先に進めるために作るのが資料ですが、資料作成がメインになってしまっては先に進まなくなってしまいます。
そうはいっても作らなければ先に進めません。
それならば、なるべく少ない手順・作業で作れたほうが良いですよね。
そのために、以前作った資料で使える部分をどんどん活かして、新しい資料作りそのものを効率化してしまいましょう。
あまり時間を掛けずに次の提案に進めたら、お客様からの評価がさらに良くなったり、もっといい話がもらえるかもしれません。
スピードを求められる時代だからこそ、資料作成で時間ロスしないように、色んな資料を引っ張りだしてきて、どんどん組み合わせて新しい資料を作り出しましょう！
