見やすさアップ!Excelは「1セル・1情報」にするとスッキリ使える。

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仕事に欠かせない「Microsoft Office」シリーズ。

その中にある「Excel」はデータ集計・比較・グラフ作成などに使える表計算ソフトとして、毎日使っている方も多いはずです。

Excelは自由に使えるように柔軟に設計されているので、誰が使ってもかんたんに資料作成することができます。

逆に言うと、自由に作れてしまうので、作った本人にしかわからないようなとんでもない資料を目にすることもあります。

あまりにひどいものだと、もしかしたら作った本人にもわからないのかもしれませんが…。

そうならないために、「1セル・1情報」という大原則を守って作りましょう。

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「1セル・1情報」が大原則である理由

Excelは自由に作ることができますが、その自由度の高さゆえにとんでもない資料を目にすることがあります。

例えば、こんな資料があるとします。

懇親会参加者 希望日 好き嫌いなど
Aさん 5/1か5/3(どちらでもOK) 生魚が苦手
Bさん 5/3のみ 野菜より肉が好き
Cさん 5/5第一希望、5/3第二希望 ワインがあればOK

好き嫌いはさておき、「希望日」の欄が非常に見づらいですよね。

それぞれの希望日が複数あるのに、希望日をまとめる欄が1つしかないからです。

これを以下のように改善したら、わかりやすくなりそうです。

懇親会参加者 希望日 好き嫌いなど
5/1 5/3 5/5
Aさん 生魚が苦手
Bさん 野菜より肉が好き
Cさん ワインがあればOK

「希望日」の欄を希望日数に合わせてセルを増やした表にした結果、シンプルで見やすくなりました。

これだったら誰が見ても一発で判断できますね。

この場合、懇親会は「5/3」実施が良さそうです。

上記はとてもかんたんな例ですが、より複雑な内容になったとしても「1セル・1情報」にしておくことがポイントです。

データが細分化されていれば、あとで計算をするときや、グラフ化するときにそのまま使いまわすことが出来るようになります。

時間を入力するなら「始まり」と「終わり」で分けておくとか、見積もり金額を計算するときは「単価」「内容数」「1梱包の入数」で分けておくなど、なるべくデータを小さく分けておきましょう。

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Excelは表計算ツールです。

Excelは万能で優秀なツールですが、万能すぎて誰がどうやってもそれなりに使えてしまうのが最大の特徴でもあり、同時に最大の欠点でもあるとぼくは考えています。

いままで数多くのExcelデータを見てきましたが、そのほとんどがわかりづらいものばかりでした。

わかりづらい原因は、自分が見たときにわかりやすいよう見た目を優先して作ったか、または使うツールを間違えて作った資料である場合がほとんどです。

「なんでこんなことやってるの?」「もっとシンプルにすればいいのに」「Excelじゃなくて良かったよね?」という資料は相当数ありましたよ。

Excelはあくまでデータを集計して計算させる表計算ツールです。

文書作成するものではないし、プレゼン資料を作るものではありません。

そういう使い方をしたいならWordやPowerPointのほうがより適しています。

  • Excelを使ってなにを実現したいのか?
  • どういう資料を作りたいのか?

この2点をよく考えて最適なツールを選びましょう。

もしそれがExcelだったならば、シンプルに使うことを常に意識していれば、見やすくてわかりやすい資料がかんたんに作れます。

そのためには、Excelは「1セル・1情報」で使うことを徹底していきましょう。

Excelは勉強すれば勉強するほど仕事の即戦力になってくれるので、専門書やネット上の情報を得るなどして勉強しておくと必ず役に立ちます。

ぼくもそうやってかなり勉強したおかげで、社内・社外から一目置かれる存在になれましたよ!

 

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