Excelの「セル」に情報を詰め込むなかれ。「1セル・1情報」が基本!

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Excelの使い方は「シンプル」にすべき。

仕事に欠かせない「Microsoft Office」シリーズ。

その中にある「Excel」はデータ集計・比較・グラフ作成などに使える表計算ソフトとして、多くの方が毎日使っているでしょう。

Excelはどう使ってもいいように柔軟にできているので、誰が使ってもすぐに資料作成することができます。逆に言うと、自由に作れてしまうので、とんでもない資料を目にすることもあるんですよね。

だから、「1セル1情報」という大原則を守って作るべきなんです。

 

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「1セル・1情報」が基本!

Excelは自由に作ることができますが、その自由度の高さゆえにとんでもない資料を目にすることがあります。

例えば、こんな資料があったらどうおもうでしょうか?

懇親会参加者 希望日 好き嫌いなど
Aさん 5/1か5/3(どちらでもOK) 生魚が苦手
Bさん 5/3のみ 野菜より肉が好き
Cさん 5/5第一希望、5/3第二希望 ワインがあればOK

好き嫌いはさておき、「希望日」の欄が非常に見づらいですよね。なぜ見づらいのかというと、それぞれの希望日が複数あるのに、希望日をまとめる欄が1つしかないからです。

これをこういうふうにしたら、わかりやすくなりませんか?

懇親会参加者 希望日 好き嫌いなど
5/1 5/3 5/5
Aさん 生魚が苦手
Bさん 野菜より肉が好き
Cさん ワインがあればOK

「希望日」の欄を希望日数に合わせてセルを増やした表にしました。おかげでかなりシンプルで見やすくなりました。これだったら誰が見ても一発で判断できますよね。懇親会は「5/3」実施が良さそうですね。

上記はとてもかんたんな例ですが、より複雑な内容になったとしても「1セル・1情報」にしておくことがポイントです。例えば時間を入力するは「始まり」と「終わり」で分けておくとか、見積もり金額を計算するときは「単価」「内容数」「1梱包の入数」で分けておくなど、なるべくデータを細分化しておきましょう。

データが細分化されていれば、あとで計算をするときや、グラフ化するときにそのまま使いまわすことが出来るようになります。

 

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Excelはわざわざ難しくしないで使おう。

とても万能なExcelなのですが、万能すぎて、どうやっても使えてしまうのが最大の特徴でもあり、最大の欠点でもあるとぼくは考えています。

会社員時代、数多くのExcelデータを見てきましたが、そのほとんどがわかりづらいものばかりでした。「なんでこんなことやってるの?」「もっとシンプルにすればいいのに」という資料は相当数ありましたよ。

つい見た目を優先して使ってしまいがちですが、Excelはあくまでデータを集計して計算させるツールです。表面上の見た目をよくするためのツールではないんですよね。そういうのはPowerPointに任せればいいのですから。

高度なことをしない限り、Excel自体は難しくもなんともありません。ユーザー側もシンプルに使うことを意識して使えば、とても見やすくてわかりやすい資料が作れます。

というわけで、Excelは「1セル・1情報」で使うべき!という話でした。

Excelは勉強すれば勉強するほど仕事の即戦力になってくれるので、こちらの書籍などで勉強しておくと後々役に立ちますよ。ぼくもそうやってかなり勉強しました!