Excelはもっとシンプルに使うべき

仕事をしている人のほとんどが使っていると思われるMicrosoft Office。

ぼくはExcelの便利さが好きで、質問されれば即答出来るくらいには詳しくなってしまったくらい、フル活用しています。

そんなぼくが、日々頂く資料を見て、いつも残念だな…と思っていることがあります。

必要以上にセルを結合しないで!

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そもそも使い方おかしくないですか?

Excelって便利です。

複雑な計算をぱぱっとやってくれたり、見やすい表にまとめてくれたり、分析できたり、正直これがないと仕事が円滑に進まないんじゃないかと思うくらい活用されていると思います。

でも残念なことに、目にするExcel資料はセルがあちこち結合されていたり、たっぷり線が引かれていたり、とても使いやすいとは言い難いものばかりです。

また、分析がしたかったのか、計算がしたかったのかなど、Excelを使って何がしたかったのかわからないと、次にそれを見る人にも伝わりません。

なんでも出来てしまう反面、なんでもExcelで作ってしまったために、出来上がった資料が使いづらくなってはいませんか?

何が問題なのか?

使いづらい要因としては大きく4つあります。

どれもよく見るパターンです。

こういう資料に出くわした時、読み解くだけで疲れてしまい、本来必要だった作業が進まない…なんていうことはありませんか?

 

見た目優先になっている

印刷した時に見た目が良い資料になるように、見た目優先で作り込んでいるパターンです。本当に必要な要素以外に体裁を整えるための文字・線・表などが大量に載っており、データの再利用が難しくなります。

 

セルの幅を稼ぐために結合する

結合するとこれまたデータ再利用が難しくなります。セルの幅を伸ばすとか「選択範囲の中央に表示」するとか、結合しなくても見た目を良くすることが出来ます。

 

文書用に使っている

これは問題とは言い切りませんが、それを実現するのにExcelが必要だったのでしょうか。文書を作るのならWordの方が優れています。Excelと同じようにテーブルを載せたり、枠をつけたりすることは出来ますし、体裁を整えるのも得意ですので、文書作成はそれ専門のWordで作ることをオススメします。

 

作った人以外にわからない

複雑になりすぎてて作成者以外分からない資料になっていたりします。これを紐解ける技術がある方だったら問題ないのですが、そうでなければ難解な資料にしか見えず、結局使えずに終わってしまいます。

Excelで見た目優先の資料は作らない

まず、「人間が見た時に都合が良い資料」を作るのを止めませんか?

見た目を良くするために、すぐあちこち結合したり、線を引いたり、囲ったりするのを止めれば、それだけでシンプルになります。

「そんなことしたら見た目が悪いじゃない」という声が聞こえてきそうですが、決まったカタチが無いのであれば最初からシンプルに作ってしまい、それに置き換えることをオススメします。

そうなったら本当にラクですよ。

また、データ分析資料を作る場合は、そのデータを再利用することを考えてしっかりとしたレコード表記にしておくのがオススメです。

そこからまとめ資料を作るときに、別シートにコピーした上で不要なデータを削ったり、そこで初めて結合したりすれば、見た目もバッチリです。

本当に少しだけ意識すれば、劇的に使いやすくなります。

普段からExcelを使う方であれば資料作りに掛かる時間が短縮できることも期待できますので、そこまで来ると一石二鳥です。

 

何もExcelの達人になろう!という呼びかけではありませんが、ほんのちょっと意識すれば、僅かなことでもかなりラクになれます。

難しく考えず、シンプルに作ればいいことですので、ぜひぜひお試しください。